# CapyInn – Phần mềm PMS desktop cho khách sạn mini tại Việt Nam

CapyInn là phần mềm PMS desktop được thiết kế riêng cho các khách sạn mini, nhà nghỉ và homestay quy mô nhỏ tại Việt Nam. Sản phẩm đi theo hướng offline-first: toàn bộ dữ liệu được lưu và xử lý cục bộ ngay trên máy tính, giúp cơ sở lưu trú giảm phụ thuộc vào các hệ thống cloud phức tạp nhưng vẫn đảm bảo các nghiệp vụ hằng ngày – từ lễ tân, buồng phòng, thanh toán đến night audit – diễn ra ổn định và mượt mà.

## Các tính năng cốt lõi

CapyInn tập trung vào những tác vụ vận hành thực tế tại quầy lễ tân:

- OCR CCCD/CMND Việt Nam để nhập nhanh thông tin khách

- Sơ đồ phòng trực quan, hỗ trợ check-in, check-out, đặt phòng và gia hạn lưu trú

- Theo dõi giá phòng theo đêm, tiền cọc, thanh toán và công nợ

- Hỗ trợ nhiều khách trong cùng một booking

- Quản lý trạng thái dọn phòng, ghi chú bảo trì và night audit cuối ngày

- Xem báo cáo doanh thu, chi phí và xuất dữ liệu nhanh

Là một ứng dụng desktop, quy trình triển khai rất gọn: cài phần mềm, hoàn tất onboarding ban đầu (thông tin khách sạn, loại phòng, số phòng, giá cơ bản), sau đó có thể đưa vào vận hành ngay. Video demo đã được đăng trên YouTube để người dùng dễ hình dung cách sử dụng thực tế.

## Mở rộng qua MCP: Automation và AI khi cần

CapyInn không dừng lại ở PMS cốt lõi. Phần mềm tích hợp sẵn MCP server với các lệnh query dữ liệu vận hành như tình trạng phòng, khách đang lưu trú, lịch check-in/check-out và những chỉ số cần cho lễ tân hoặc quản lý. Từ lớp MCP này, chủ cơ sở có thể kết nối với OpenClaw hoặc n8n để xây dựng các workflow tự động hóa theo nhu cầu riêng.

Ví dụ, với những hộ kinh doanh chưa có tài khoản Zalo OA, CapyInn có thể kết nối với chatbot Zalo tự triển khai dựa trên zca-js và node n8n tùy biến: lắng nghe tin nhắn đến, gọi MCP query của CapyInn, rồi tự động trả lời các câu hỏi phổ biến như “hôm nay còn phòng nào?”, “giá phòng bao nhiêu?”, “check-in mấy giờ?” hay “còn phòng cho 2 người không?”. Nhờ vậy, chủ cơ sở có được một kênh tư vấn bán tự động ngay trên Zalo cá nhân mà không cần đầu tư OA từ đầu.

Với các cơ sở sẵn sàng đầu tư bài bản hơn, CapyInn cũng hỗ trợ hướng tích hợp Zalo OA chính thức: dùng OA để tiếp nhận hội thoại khách hàng, còn n8n đảm nhận các bước như gửi thông tin nhận phòng, nhắc cọc, xác nhận đặt phòng hoặc đẩy yêu cầu nội bộ sang các quy trình vận hành khác. Tùy mô hình, cùng một lớp dữ liệu từ CapyInn có thể phục vụ đồng thời chatbot tư vấn, workflow lễ tân và các tác vụ hậu cần sau bán.

## Cài đặt và yêu cầu hệ thống

CapyInn là phần mềm PMS desktop offline-first, chạy hoàn toàn cục bộ và không phụ thuộc vào dịch vụ cloud. Sau khi cài đặt, người dùng có thể sử dụng ngay mọi tính năng thiết yếu: quản lý phòng, check-in, check-out, lưu trú, thanh toán và đối soát cuối ngày.

Hiện tại, CapyInn phát hành file cài đặt sẵn cho Windows và Linux qua GitHub Releases. Với macOS, người dùng cần tải source code về và tự build để chạy ứng dụng.

Quy trình cài đặt cơ bản:

1. Tải bản phát hành phù hợp với hệ điều hành.

2. Cài ứng dụng trên máy lễ tân hoặc máy quản lý.

3. Mở phần mềm và hoàn tất onboarding: nhập thông tin cơ sở, tạo loại phòng, khai báo danh sách phòng, giá cơ bản và tài khoản quản trị.

4. Bắt đầu sử dụng cho vận hành hằng ngày.

Vì dữ liệu được lưu cục bộ, mô hình này đặc biệt phù hợp với các cơ sở lưu trú nhỏ muốn kiểm soát dữ liệu tại chỗ, giảm phụ thuộc vào internet và tránh các hệ thống cloud phức tạp. Các phần mở rộng như OCR, MCP, OpenClaw hay n8n là tùy chọn cấu hình thêm khi cần, không bắt buộc để phần mềm vận hành cốt lõi.

## Tại sao chọn CapyInn?

Phần lớn PMS cho khách sạn nhỏ hiện nay đi theo hướng web app hoặc cloud-first, phù hợp với mô hình chuỗi hoặc cơ sở đã quen vận hành online. CapyInn chọn hướng khác: một ứng dụng desktop offline-first, cài trực tiếp trên máy và chạy hoàn toàn cục bộ. Nhờ vậy, chủ cơ sở vẫn vận hành bình thường ngay cả khi mạng chập chờn hay mất kết nối, đồng thời giữ dữ liệu tại chỗ thay vì phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài.

Một yếu tố thực tế khác là chi phí. Phần mềm cloud thường đi kèm thuê bao hàng tháng hoặc chi phí duy trì dài hạn – khoản chi không phải lúc nào cũng hợp lý với khách sạn mini, nhà nghỉ và homestay nhỏ. CapyInn phù hợp hơn với những cơ sở muốn một công cụ vận hành ổn định, dễ kiểm soát và không bị áp lực bởi mô hình trả phí định kỳ chỉ để duy trì các nghiệp vụ cơ bản.

So với nhiều giải pháp PMS nội địa, CapyInn tập trung mạnh vào các tác vụ vận hành thực tế tại quầy lễ tân: OCR CCCD/CMND, sơ đồ phòng trực quan, hỗ trợ nhiều khách trong cùng một booking, quản lý cọc, công nợ, dọn phòng, bảo trì và night audit. Mục tiêu không phải tạo ra một hệ thống đồ sộ, mà là một phần mềm gọn, dễ dùng, dễ đào tạo nhân viên và bám sát nhu cầu vận hành hằng ngày của cơ sở lưu trú nhỏ tại Việt Nam.

Điểm khác biệt cuối cùng: CapyInn không đóng khung ở PMS cơ bản. Nhờ MCP server tích hợp sẵn, phần mềm có thể mở rộng sang các kịch bản automation và AI khi cần. Chủ cơ sở có thể khởi đầu với một hệ thống offline chạy độc lập, sau đó nối thêm OpenClaw, n8n hoặc chatbot Zalo để tự động hóa tư vấn khách, phản hồi, tra cứu tình trạng phòng hay các workflow nội bộ. Bắt đầu đơn giản, nhưng không bị khóa trong một hệ thống đóng.

---

Tóm tắt – Vì sao chọn CapyInn?

- Chạy offline hoàn toàn, không phụ thuộc cloud

- Tránh chi phí thuê bao định kỳ của mô hình cloud

- Cài trực tiếp trên máy, phù hợp vận hành tại quầy lễ tân

- Tối ưu cho khách sạn mini, nhà nghỉ, homestay nhỏ tại Việt Nam

- Có OCR CCCD/CMND, night audit, sơ đồ phòng và quy trình sát thực tế

- Có thể mở rộng sang MCP, OpenClaw, n8n và chatbot Zalo khi cần