Caffi là một side app của mình, một nhân viên văn phòng làm việc từ 9 giờ đến 6 giờ chiều.
99% công tác vận hành đều là tự động: pull đơn hàng từ Sàn TMĐT, đối soát thông tin, chuyển đổi, làm báo cáo...
Mỗi ngày mình chỉ cần đọc báo cáo, làm thêm một số việc quảng bá, xử lý lỗi nếu hệ thống monitor báo cáo nếu có.
Nhưng có một việc không bao giờ tự động hóa được: chuyển tiền hoàn về cho khách hàng. Bắt buộc làm thủ công.
Mình may mắn có nhân viên chăm sóc khách hàng aka vợ mình, đứng phía sau hỗ trợ.
Nhưng challenge là không phải lúc nào nhân viên backoffice này cũng check email. Còn phải cân bằng giữa công việc riêng và việc quán xuyến gia đình, từ dọn dẹp, mua sắm đến chuẩn bị bữa ăn mỗi ngày...
Trước đây mỗi lần xử lý một yêu cầu rút tiền, đều phải làm lần lượt từng bước thủ công:
Mở email và đọc thông tin
Copy nội dung cần thiết
Thực hiện chuyển tiền
Đăng nhập portal admin để update status của transaction
Đôi khi mail còn bị đánh là spam, mà cũng không phải lúc nào cũng vào portal để check. Trải nghiệm rút tiền vì thế không liền mạch.
Thế là mình tối ưu lại pipeline theo hướng:
Email rút tiền luôn có sẵn QR code chứa đầy đủ số tiền và message có tracking ID
Đặt hai màn hình nhỏ, một ở phòng khách, một ở phòng làm việc, luôn hiển thị QR code cần chuyển
Đi ngang thấy là quét, không cần nhập tay, giảm sai sót.
Mình có thử viết một job để scan email từ ngân hàng, nhằm tự động đánh dấu các yêu cầu đã được chuyển tiền.
Nhưng thực tế thì email ngân hàng không ổn định, đặc biệt là buổi tối có lúc gửi, có lúc không. Thành ra vẫn phải quay lại kiểm tra ảnh chụp màn hình để chắc chắn là đã chuyển, khá mất công và không đáng tin cậy.
Sau đó mình tìm thêm giải pháp, và cuối cùng phát hiện Sepay đang miễn phí hoàn toàn webhook cho giao dịch tiền ra. Đúng kiểu một món hời với mình.
Mình kết nối tài khoản ngân hàng của Caffi với Sepay, dùng webhook để track tiền ra.
Hệ thống tự động mark transaction completed, không cần vào portal nữa.
Chỉ cần chuyển tiền, gần như ngay lập tức, khoảng một giây sau là webhook đã trả về
Mình đã chạy pipeline này khoảng hai tháng.
Feedback của khách hàng là tốc độ giải ngân của Caffi nhanh và ổn định hơn thấy rõ.
